2020年4月28日  作者：孙百玲

你在从事项目工作的时候会不会经常遇到这样的情况：项目初期、任务比较紧张，每个人都忙忙碌碌、有干不完的活，但在沟通问及项目完成情况时，大多情况是未完成。造成待解决问题积累过剩，进度吃紧、交付期邻近、项目经理一再催促，但是效果并不明显。

为什么会出现项目组成员每天在加班加点的工作，进度还是拖延的情况呢？这种状况怎样才能得到改善呢？

一、需求收集及跟进。

原则上说要向项目所有相关方收集所有需求，如果你不能做到收集所有项目相关方的所有需求，最起码项目关键相关方的需求不能漏项、要重点关注。将收集的需求顺序、填写需求跟踪矩阵。

需求中的功能点要在产品需求文档中罗列清楚，业务流程要写得完整清晰，交互细节要体现在视觉稿中。项目组所有成员参加产品需求评审，评审时要针对具体的问题，给出明确的处理意见。暂时不能确认的问题，问题跟进人要在限定时间内给出反馈，项目经理可以制定问题跟进表格。

项目进行中如有需求变更，尽量在前期提出。在项目管理的过程中，当前期的需求和计划都确定后，项目经理不能只顾着跟进开发和测试的进度，也要阶段性地和需求方多沟通，让他们及时反馈意见。不要等到临发布时，产品经理跑过来说“我要的不是这样的，这里要改一下”。永远不要把问题留到最后一分钟，要超前一步，留有余地。

二、编制工作分解结构

项目中需要满足的需求确定后，要确定为满足需求需要完成哪些工作，即定义项目的范围目标；然后根据范围目标编制工作分解结构。

工作分解结构有助于识别完成项目工作范围所需的所有工作要素。它是项目团队在项目期间要完成的最终细目的等级树。

三、做好团队成员职责分工-责任分配矩阵

职责分配矩阵是以表格的形式表示完成工作分解结构里的工作所进行的人员分配。它强调每一项工作由谁负责、并表明每个人在整个项目中的角色和地位。

                                              来源：《项目管理知识体系指南》第六版

四、估算工期、制定进度计划

很多项目经理，计划做得很漂亮，却总是计划赶不上变化。原因在于，有些时候，按工作量预估的发布日期得不到领导的同意，领导有时会说我们现在就是和时间赛跑，这个项目必须在某某时间发布。这将致使计划推倒重来，一切都要赶进度。而对于其他团队成员来说，这份计划没有同他们商量，无异于强压任务。项目还没开始，抱怨声就不绝于耳。因此，项目工具选得好、任务划分细致清楚只是做好计划的基础，更重要的是项目计划要得领导和团队成员的认同，并愿意为之全力以赴。

总之，想做好项目计划，要做好以下三点。

1、项目计划前，先和项目上的相关方沟通好。如：客户、产品经理、上级领导等，确定这个项目的轻重缓急。

2、团队成员要达成一致意见，项目经理不可独断专行。

3、项目计划要细化到天、功能点要责任到人、确定里程碑点。

五、与干系人沟通不容忽视

项目组多数都是临时组建的团队、往往来自不同部门，团队成员相互不熟悉，此时，要为团队建立一个沟通通道，确保沟通顺畅。推荐的方式有：

1、建立项目邮件组，所有变更达成一致后，发送邮件确认;

2、每天要开15分钟每日站会；

每人回答以下三个问题：

（1）我昨天做了哪些工作？

（2）昨天的工作遇到了哪些问题？

（3）今天计划做哪些工作？

3、每周一次周会，每周发送项目周报;

4、利用即时聊天工具，建立一个项目群（如：QQ群、微信群等），每天通报项目进度;

5、跨团队项目，最好申请独立的办公室，建立一个内部网络空间，所有文档资源统一存放，供团队成员共享；所有项目组成员坐在一起工作，降低沟通成本。

学校简介：

济南市现代卓越管理技术培训学校成立于2003年8月，是山东省最早的一家PMP培训、考试机构。经中国国际人才交流中心（原国家外专局培训中心）授权，在山东省开展PMP（项目经理）ACP(敏捷项目管理师）、产品经理（NPDP）考前培训，并组织PMP、ACP NPDP考试。

本着“追求卓越，不断创新”的理念，济南现代卓越自成立之日起就致力于项目管理的推广与专业化服务。经过10多年的发展，业务范围已从单纯提供认证类的培训拓展到针对行业特点提供项目管理公开课，根据企业需求定制企业内部培训，项目管理的咨询等。

近期开班计划：

1.2020年5月产品经理（NPDP）考前培训班， 5月16日开课，六天线下面授课程，6月27日考试。

2. 2020年6月份PMP考前培训班，6月13日开课，8天线下面授课程，2天线上讲解，9月5日考试。

3. 2020年7月敏捷项目管理（ACP）考前培训班，7月18日开课，四天线下面授课程，9月5日考试。